Volle Übersicht über Ihre Aufgaben – celanio-To-do-Listen

Nachdem wir Ihnen bereits einige Einblicke in das celanio-Eventmanagement-System gewährt haben, möchten wir Ihnen heute die Vorteile und den Nutzen der celanio-To-do-Listen näher bringen.

Vielleicht kennen Sie ja einige der nachfolgend genannten Möglichkeiten zur Administration Ihrer veranstaltungsbezogenen Aufgaben:

  • Handschriftliche To-do-Liste erfasst in einem College-Block
  • To-do-Listen im Rahmen einer Excel- oder Word-Datei
  • Haftnotizen
  • To-do-Listen Verwaltungs-Software/-Apps
  • und, und, und…

Die Nachteile solcher Listen liegen klar auf der Hand, denn Sie bringen jede Menge manuelle Arbeit und Pflege mit sich. Und dass einmal ein To-do-Eintrag bei der manuellen Erstellung vergessen wird, ist auch nicht ganz unwahrscheinlich. Aus diesem Grund hat celanio die celanio-To-do-Listen geschaffen, wodurch Ihre veranstaltungsbezogenen To-dos zentral mit Ihrer Veranstaltung bearbeitet werden können.

Nachstehend haben wir für Sie den Workflow unserer To-do-Listen einmal grafisch dargestellt:


Abbildung 1: Darstellung Prozess To-do-Listen

Grundlage für die Verwaltung Ihrer Aufgaben bildet das Basis-Modul „To-do-Listen“. In diesem Modul werden grundlegende To-do-Listen definiert und um die entsprechenden To-do-Listen-Einträge erweitert. Bei der Anlage der Einträge wird von vornherein definiert, was durch wen, wann, zu erledigen ist. Eine To-do-Liste kann beliebig viele Einträge enthalten.

Abbildung 2: Screenshot von der Anlage eines To-do-Listen-Eintrags

Abbildung 3: Screenshot der To-do-Listen-Einträge-Übersicht

Nachdem die Basis geschaffen wurde, werden im nächsten Schritt die Listen den relevanten Veranstaltungen im Veranstaltungsstamm zugewiesen. Wie Sie bereits erfahren haben, dienen Veranstaltungen des Veranstaltungsstamms als Vorlage/Basis für spätere Termine.

Wird nun aus dem Veranstaltungsstamm ein Termin erstellt, werden die im Stamm definierten To-do-Listen auf den Termin übertragen. Anhand des im Termin eingegebenen Datum oder z. B. der verantwortlichen Personen, werden dann die Fälligkeitsdaten und Zuständigkeiten final definiert.

Die letztendliche Bearbeitung erfolgt über die Termindetails, welche die Steuerzentrale für Veranstaltungstermine darstellt. In den Termindetails erhalten Sie eine genaue Übersicht über die bei Ihrer Veranstaltung anfallenden To-dos und Verantwortlichkeiten.

Abbildung 4: Screenshot To-do-Übersicht in den Termindetails

Ebenfalls werden Sie als User über den Bereich celanio-Home (=Informations-Zentrum) bei Fälligkeit über die jeweiligen To-dos informiert.

Abbildung 5: Screenshot celanio-Home – Übersicht über offene To-do

 

Durch diese geniale Funktionalität behalten Sie stets Ihre Aufgaben im Blick und haben den Kopf frei für die wirklich wichtigen Dinge bei Ihrer Arbeit.