Überspringen zu Hauptinhalt

Unser neuer Webshop

Die celanio Seminarsoftware ist eine webbasierte Lösung – schon seit 2006.

Unser neuer Webshop
Demo-Firma-Screenshot red peppers Kochschule

Unseren Webshop haben wir nun nach über 8 Jahren Weiterentwicklung in der internen Version 4 entwickelt und dabei darauf geachtet, alle essenziellen Features im Umfeld von Teilnehmerbuchungen  in die neue Version mit einfließen zu lassen.

Im Folgenden stellen wir Ihnen die grundlegenden Funktionen des Webshops vor – sozusagen „die absoluten Basics“.
Gehören Sie zu den fortgeschrittenen celanio Anwendern? Dann lesen Sie doch gleich den Abschnitt die „besten Features“ – wie Newsletter, Bestellnummern, Umsatzsteuer usf.
Ziemlich spezielle, aber – wie wir finden – besonders gelungene Neuentwicklungen finden Sie am Ende der Seite. Interessieren Sie sich beispielsweise für Gruppenbuchung, Hotelzimmerbuchungen oder eine Buchungsweise mit der Firmenadresse? Hier werden Sie fündig, was  Spezialentwicklungen für unsere Kunden angeht.

Die absoluten Basics

Zu den Basics gehört für uns all das, was Ihre Kunden zur Buchung von Ihren Veranstaltungsterminen unbedingt brauchen. Deshalb zeigt der Webshop für einen ausgewählten Veranstaltungstermin zuerst den Titel, falls vorhanden den Untertitel, den Zeitraum, Veranstaltungsort und eine Liste der Preise an. All diese Informationen haben Sie beim Erstellen der Stammveranstaltung bereits angegeben und werden jetzt automatisch im Webshop angezeigt.

Demo-Firma-Screenshot red peppers Kochschule

Danach kommen die Menü-Tabs und die Eingabe-Felder. Standardmäßig hat der Webshop die Tabs „Teilnehmerdaten“ und „Buchungsdetails“. Sobald Ihr Kunde seine Teilnehmerdaten eingegebene hat, gelangt er über den Weiter-Button zu den Buchungsdetails. Der Clou dabei ist, Ihr Kunde kann jederzeit zum vorherigen Tab zurückwechseln und die eingegebenen Daten ändern. Wer versehentlich seine private Hausnummer angegeben hat, kann dies durch den Tab-Wechsel schnell berichtigen.

Das Teilnehmerdaten-Tab

Demo-Firma-Screenshot red peppers Kochschule

Welche Eingabe-Felder unser Webshop in dem Teilnehmerdaten-Tab anzeigt, lässt sich über die Software konfigurieren. Lediglich die „Nachname“, „E-Mail-Adresse“ und der Preis sind immer als Pflichtfelder markiert.  Auf diese Weise stellt die Software sicher, dass die Kontaktdatenverwaltung einwandfrei funktioniert.

Welche Felder sie zudem als Pflichtfelder deklarieren wollen, bestimmen Sie ebenso selbst, wie welche zusätzlichen Felder Sie benötigen.  Neben dem Hinzufügen von Feldern wie „Straße“, „Hausnr.“, „PLZ“ und „Stadt“ gibt es Felder wie „nachgelagerter Titel“ (vorwiegend benutzt in Österreich), „Position“, „Abteilung“ aber auch Eingabefelder wie „Geburtstag“ oder „Reisepass“.

Über ein Drop-down-Menü wählen Ihre Kunden den Veranstaltungspreis aus. Ist für eine Veranstaltung ein Preis vorhanden, ist dieser in dem Drop-down-Menü „Preiskategorie“ immer vorausgewählt. Unser Webshop erlaubt aber auch verschiedene Preise für einen Veranstaltungstermin festzulegen. Haben Sie beispielsweise Sonderpreise für Mitglieder oder den Vorstand, legen Sie auch diese einmal in der Stammveranstaltung fest, damit sie hier ausgewählt werden können.

Mehrere Teilnehmer buchen

Demo-Firma-Screenshot red peppers Kochschule

Häufig kommt es vor, dass Ihre Kunden mehrere Teilnehmer gleichzeitig buchen wollen. Dies ist über den Button „Teilnehmer hinzubuchen“ möglich. Dadurch wird unter dem ersten Teilnehmer-Formular ein weiteres Formular geöffnet. Alle weiteren Teilnehmerformulare lassen sich während der Buchung ebenso leicht löschen, wie Sie sie geöffnet haben. Buchen Sie eine ganze Gruppe von Teilnehmern, dann lässt sich in der Zeile „Teilnehmer“ mit einem Pfeil auf der rechten Seite das entsprechende Teilnehmerformular minimieren. Der Webshop gibt dann automatisch den Vor- und Nachnamen des entsprechenden Teilnehmers an. Auf diese Weise behalten Ihre Kunden auch bei Buchungen von großen Gruppen den Überblick – was später das Umbuchen vermeidet. Eine Funktionalitäte für das Umbuchen von Teilnehmern in allen übrigen Fällen, bietet das celanio System natürlich dennoch an.

Demo-Firma-Screenshot red peppers Kochschule

Der Webshop überprüft zuletzt die eingegebenen Teilnehmer-Daten, sobald Ihr Kunde auf den Button „Weiter“ klickt. Entspricht die E-Mail-Adresse beispielsweise keinem gängigen Format, weist der Webshop darauf mit einem dezenten und unaufgeregten Farbwechsel hin.

Demo-Firma-Screenshot red peppers Kochschule

Buchungsdetails

Demo-Firma-Screenshot red peppers Kochschule

Der Tab „Buchungsdetails“ zeigt den Warenkorb und alle Details zum Buchungsvorgang an. Unter dem Titel „Teilnehmerdaten“ fasst der Webshop die Daten des ersten Teilnehmers zusammen. Bei Buchungen von mehreren Teilnehmern finden Sie hier die Daten des ersten Teilnehmers.

In den Rechnungsempfänger übernimmt der Webshop automatisch die Daten des ersten Teilnehmers. Die Daten des Rechnungsempfängers bearbeiten Sie über den Button „Rechnungsanschrift bearbeiten“. Die Eingabefelder des Rechnungsempfängerformulars sind in derselben Weise konfigurierbar wie die Eingabefelder des Teilnehmerformulars. Auch hier wählen Sie aus, welche Eingabefelder Ihnen wichtig sind und welche von Ihren Kunden unbedingt ausgefüllt werden müssen.

Demo-Firma-Screenshot red peppers Kochschule

Danach wird dem Benutzer eine Liste der gebuchten Teilnehmer angezeigt, inklusive Nettobetrag und Gesamtpreis. Die Steuer für unterschiedliche Artikel wird auch getrennt aufgelistet, in der Zusammenfassung, z.B. 19% für den Kurs, aber bei einer zusätzlichen Hotel-Buchung mit Frühstück wird auch ein Abschnitt für die 7% MwSt. angezeigt.

Danach kommen, wie gewohnt, die „Datenschutzerklärungs“ und „AGB“-Checkboxen . Beide Angaben sind mittels eines Sternchens (*) als Pflichtfelder eindeutig zu erkennen und die Links werden automatisch vom Webshop erstellt, sobald die Websiten mit der Datenschutzerklärung und den allgemeinen Geschäftsbedingungen dem System bekannt sind.

Mit dem Button „Kostenpflichtig bestellen“ schließt Ihr Kunde die Bestellung ab. In diesem Fall werden alle Daten noch einmal geprüft. Dies ist notwendig, falls Ihr Kunde beim Tab-Wechsel, beispielsweise bei der Buchung eines zusätzlichen Teilnehmers etwas vergisst. So stellen wir doppelt sicher, dass alle Kontaktdaten richtig sind und später der Aufwand für die Pflege der Kontakt- und Teilnehmerdaten so gering wir möglich ausfällt. Und sollte es dennoch einmal durch manuelle Eingaben zur Bildung von doppelten Kontakten kommen, bietet das celanio System die Möglichkeit Kontakte zusammenzuführen.

Nach Abschluss der Buchung erhält Ihr Kunde automatisch eine Buchungsbestätigung per E-Mail mit allen notwendigen Informationen zum Veranstaltungstermin.

Die besten Features

Um den gesamten Prozess der Veranstaltungsbuchung abzudecken, reichen die Basics in der Regel nicht aus. Damit Sie Ihre Kunden an sich binden können, verfügt der Webshop über eine Vielzahl von weiteren Funktionalitäten. Zu unseren besten Features gehört neben dem Newsletter auch die Buchungsabfrage sowie Eingabefelder für Bestellnummer, Gutscheine und das automatische erstellen von Kalenderlinks zum Eintragen des Veranstaltungstermins in den digitalen Kalender Ihres Kundens.

Newsletter Integration

Wie bereits im alten Webshop ist es möglich, die Anmeldung zum Newsletter im Webshop zu integrieren. Die Anmeldung zum Newsletter geschieht direkt unter dem Teilnehmerformular. Je nachdem, wie viele Newsletter Sie erstellt haben, ist die Darstellung leicht anders.  Haben Sie nur einen Newsletter erstellt, dann bestellt Ihr Kunde den Newsletter über eine einzelne Checkbox.

Demo-Firma-Screenshot red peppers Kochschule

 

 

 

Haben Sie mehrere Newsletter erstellt, dann wird für jeden Newsletter eine eigene Checkbox erstellt. Ihr Kunde kann auswählen, welcher Newsletter ihn besonders interessiert.

Demo-Firma-Screenshot red peppers Kochschule

Hat Ihr Kunde einen Newsletter abonniert, erhält er eine E-Mail, die ihn um die Bestätigung der Anmeldung bittet. Erst nachdem Ihr Kunde die Anmeldung zum Newsletter bestätigt hat, wird dies auch in seinen Kontaktdaten vermerkt und er wird in den Newsletter eingetragen. Dieses Double-Opt-In-Verfahren hat bewährt, weil man damit sicher sein kann, dass niemand einen Newsletter erhält, der ihn nicht bestellt hat.

Optional lassen sich die Kalenderlinks für Ihre Kunden freischalten. So können Ihre Kunden die gebuchten Veranstaltungstermine direkt in Ihren digitalen Kalender eintragen. Nach der Buchung erstellt der Webshop Links für den Google Kalender oder zu einer iCal-Kalenderdatei. Mit einem Klick öffnen Sie den gebuchten Termin in Ihrem Google-Kalender und speichern diesen mit allen Zeit- und Ortsangaben und einer Beschreibung ab. Oder Sie importieren den Veranstaltungstermin mittels einer iCal-Kalenderdatei in ihren Outlook- oder Thunderbird-Kalender.

Demo-Firma-Screenshot red peppers Kochschule

Ansprechpartner-Tab

Über das Ansprechpartner-Tab kann Ihr Kunde seinen Ansprechpartner hinterlegen. Verfügt der Teilnehmer beispielsweise über eine/n Assistent/in oder kümmert sich nicht selbst, um seine Veranstaltungtermine, gibt er in diesem Tab die Anschrift des Ansprechpartners an. Der Webshop setzt dann die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners in den Buchungsbestätigungs-E-Mail automatisch ins CC. Auf diese Weise ist der Ansprechpartner stets auf dem Laufenden, weil ihm der Webshop eine Kopie der Buchungsbestätigung automatisch zusendet. Ihr Kunde muss sich um nichts kümmern und kann sich dennoch darauf verlassen, dass der Ansprechpartner immer auf demselben Stand ist wie er selbst. Falls Sie für mehrere Personen einen Veranstaltungstermin buchen, wird der Ansprechpartner automatisch als Gruppenkontakt eingetragen. 

Demo-Firma-Screenshot red peppers Kochschule

Buchungsabfragen

Damit Ihre Kunden die für Sie als Veranstalter brennenden Fragen bereits bei der Buchung beantworten, hat der Webshop Buchungsabfragen. Die Buchungsabfragen erstellen Sie individuelle für einen Veranstaltungstermin, damit ihre Teilnehmer diese während des Buchungsprozesses gleich beantworten. Die Eingaben Ihrer Teilnehmer können sowohl terminspezifisch als auch bei dessen Kontakt gespeichert und auch exportiert werden.

Demo-Firma-Screenshot red peppers Kochschule

Sie können dabei entscheiden, ob die Abfrage als Pflicht angesehen wird, ob die Antwort via Freitext-Feld, Radio-Buttons oder via Drop-Down-Menüs geschehen soll. Dabei können Sie bei Radio-Buttons und Drop-Down-Menüs die Antwort-Möglichkeiten und deren Reihenfolge selber bestimmen. Die Daten werden dann in den Teilnehmerdaten gespeichert und auf Wunsch auch noch einmal in den dazugehörigen Kontaktdaten gespeichert.

Demo-Firma-Screenshot red peppers Kochschule

Veröffentlichung von Teilnehmerdaten gegenüber anderen Teilnehmern

Falls Sie Ihren Kurs-Teilnehmern beim Social Networking untereinander helfen wollen, haben wir auch dafür eine Möglichkeit: Wir können ein Feld aktivieren, welches pro Teilnehmer im Buchungsprozess fragt, ob dessen Daten auf der Teilnehmerliste veröffentlicht werden dürfen.

Demo-Firma-Screenshot red peppers Kochschule

Hat Ihr Kunde diese Checkbox ausgewählt, werden seine Teilnehmerdaten automatisch in die Teilnehmerliste übernommen. Diese Teilnehmerliste wird selbstverständlich automatisch erstellt und ist vom Logo über die Schriftart bis hin zu der Art der Informationen, die in den einzelnen Spalten anzeigt werden, konfigurierbar.

Bestellnummer

Damit es der Rechnungsabteilung keine Schwierigkeiten hat, die Bestellungen nachzuvollziehen, kann die bestellende Person eine firmen-interne Bestellnummer angeben. Dies erspart später einen großen Teil des Aufwandes bei der Rechnungsstellung. Ist der Buchhaltung beispielsweise über die Bestellnummer der interne Kostenstellen-Schlüssel bekannt, geht der Rest automatisch vonstatten. Wenn Sie sich also für die Lizenz „Bestellnummer“ entscheiden, dann kann der Teilnehmer auf dem Buchungsdetails-Tab eine Bestellnummer angeben. Diese wird dann in den Teilnehmerdaten angezeigt. Diese Bestellnummer wird dann auch bis zur Rechnung übernommen, sodass Sie es Ihrem Kunden leichter machen, die von Ihnen gestellten Rechnungen zuzuordnen.

Demo-Firma-Screenshot red peppers Kochschule

 

 

Gutscheine / Rabatte

Neben Bestellnummern hat der Webshop auch Eingabefelder für Gutscheine oder Rabattcodes. Über den +-Button lassen sich auch mehrere Gutscheincodes hinterlegen. Ausgeklügelte Werbekampagnen mit Rabattaktionen in Kombinations mit Newslettern sind ebenso möglich wie der individuelle Verkauf von Gutscheinen.

Demo-Firma-Screenshot red peppers

Spezialentwicklungen

Viele Entwicklungen sind individuell mit Kunden abgestimmt. In solchen Fällen entwickeln wir auch den Webshop entsprechend weiter.

Hotelbuchungs-Tab

Demo-Firma-Screenshot red peppers Kochschule

Über ein Webshop-Tab können Ihre Teilnehmer leichter die Hotelzimmerbuchungen für Ihre Veranstaltungen vornehmen. Mittels ein paar Klicks ist das passende Zimmer ausgesucht, der Teilnehmer einem Zimmer zugewiesen oder für den Abreisetag ein Doppelzimmer statt eines Einzelzimmers gebucht. Damit ist uns die Integration der Hotelbuchungen in den Webshop gelungen. Die Integration erlaubt es Ihnen, Hotelressourcen und Kontingentverträge mit Hotels zu verwalten. So können Hotelzimmer für den Zeitraum der Veranstaltung bequem Ihren Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden.

Sollten Sie unser Hotel-Buchungs-Modul haben, kann der Webshop dies auch in seiner ganzen Komplexität abbilden. Was für Veranstaltungstermine gilt, gilt nämlich auch für Hotelzimmer: für mehrere Teilnehmer lassen sich Hotelzimmer buchen.

Demo-Firma-Screenshot red peppers Kochschule

Wir auf dem Screenshot zu sehen, können Zimmer hinzufügt und Teilnehmern zugewiesen werden. Die Zimmer müssen aber niemanden zugewiesen werden. Es können pro Zimmer-Typ so viele Zimmer gebucht werden, wie in Ihrem System offiziell noch verfügbar sind. Es wird natürlich auch darauf geachtet, dass nur so viele Personen einem Zimmer zugewiesen werden, wie auch Betten in dem Zimmer verfügbar sind.

Dies passt natürlich auch die Darstellung auf der „Buchungsdetails“-Seite an. Jedes Hotelzimmer wird aufgeführt, mit den Tagen, an dem es reserviert wurde und auch ob Frühstück dazu gebucht wurde oder nicht. Die Preise werden aufgeschlüsselt, abhängig von dem Mehrwertsteuer-Satz, sodass Ihre Kunden auf einem Blick diese auch sehen können.

Anzahl (min/max) Teilnehmer pro Buchung

Vielleicht hatten sie auch schon mal den Fall, dass Sie einen Kurs hatten, für den Sie sich nur Gruppenbuchungen wünschten. Sie planten beispielsweise eine Veranstanltung, die sich an Firmen richtet, um mit einer bestimmten Personenanzahl derselben Firma eine Gruppen-Übung durchzuführen.  Leider konnte man die minimale und maximale Anzahl an Teilnehmer nicht einschränken. Dafür haben wir jetzt die Lösung. Falls gewünscht können wir Ihnen „Anzahl Teilnehmer pro Buchung (min/max)“ freischalten. Sie geben dann in der Stammveranstaltung einfach die minimale und maximale Anzahl der Teilnehmer pro Webshopbuchung an.

Demo-Firma-Screenshot red peppers Kochschule

Wie im Screenshot zu sehen, sind hier fünf Teilnehmer dem Kurs hinzugefügt. Dieser Kurs hat ein Minimum  von 2 Teilnehmern und ein Maximum von 5 Teilnehmern. Es werden am Anfang automatisch Teilnehmer-Formulare geladen und es können weitere mit „Teilnehmer hinzubuchen“-Button bis zum Maximum hinzugefügt werden (oder bis der Kurs keine freien Plätze mehr hat). Wenn das Maximum erreicht ist, wieder der „Hinzubuchen“-Button deaktiviert. Die Pflicht-Teilnehmer (das Minimum) können nicht entfernt werden, aber die zusätzlichen Teilnehmer schon.

Hiermit ist es auch möglich, Buchung auf eine genaue Anzahl Personen zu beschränken, z.B. 3, in dem das Minimum und das Maximum von Ihnen im Backend auf denselben Wert gesetzt wird.

Buchungsweise mit Firmen- und/oder Teilnehmeradresse

Optional lässt sich die „Buchungsweise“ konfigurieren. Mit unseren beiden Lösungen führen Sie ihre Kunden auf einem eindeutigen Weg durch den Buchungsprozess. Bei der einen Lösung entscheiden Ihre Kunden gleich bei der Buchung im Webshop über ein Drop-down-Menü zwischen einer Buchung mit Firmen- oder mit Privatadresse.

Demo-Firma-Screenshot red peppers Kochschule

Bei der anderen Lösung ist die Firmenadresse für Ihre Kunden eindeutig grafisch von der Teilnehmeradresse abgesetzt.

Demo-Firma-Screenshot red peppers Kochschule

Auf diese Weise stellen Sie zudem sicher, dass keine doppelten Firmen- oder Teilnehmerkontakte angelegt werden.

Fazit

Mit den absoluten Basics, den besten Features und den Spezialentwicklungen unseres neuen Webshops decken wir den gesamten Prozess der Veranstaltungsbuchung durch Ihre Kunden ab. Viele der oben gezeigten Funktionalitäten kommen allerdings erst Live so richtig zur Geltung. Falls Sie den Webshop einmal in Aktion sehen wollen, weitere  Informationen dazu wünschen, Ihren alten auf unseren neuen Webshop umstellen wollen, sich für eines der Features interesssieren oder eine Spezialentwicklung in Auftrage geben wollen, dann zögern Sie nicht und wenden Sie sich über mit einer E-Mail an welcome@celanio.com an uns oder rufen Sie uns direkt unter der 0721 – 470 318 30 an.

An den Anfang scrollen