Termine generieren – einfach und individuell

Heute möchten wir Ihnen den letzten Schritt der Veranstaltungserstellung mit dem celanio-System – die Termingenerierung – vorstellen.

Unsere vorherigen Beiträge, die den Grundprozess und die vorherigen Schritte beschrieben haben, finden Sie auf den folgenden Seiten:

Wie komme ich mit dem celanio-System zu einer Veranstaltung?

Der Veranstaltungskatalog

Der Veranstaltungsstamm

Einen individuellen Termin generieren

Sie haben bereits einen Veranstaltungskatalog und einen Veranstaltungsstamm mit den grundlegenden Informationen und Ressourcen angelegt. Nun können Sie im letzten Schritt des Prozesses individuell Termine erstellen. Hierbei können Sie die vorher festgelegten Informationen (Titel, Beschreibung…) und Ressourcen (Ort, Trainer etc.) aus dem Veranstaltungsstamm verwenden, aber auch noch bearbeiten und verändern. Und auch hier können Sie auswählen, ob eine Warteliste verwendet werden soll, damit bei Erreichen der maximalen Teilnehmerzahl weitere Plätze vergeben werden. Wenn ein Teilnehmer die gebuchte Veranstaltung storniert, kann von der Warteliste jemand nachrücken.

Wenn der Termin über mehrere Tage geht, können Sie Terminserien mit vorher ausgewählten Tagen, beispielsweise Montag bis Freitag, erstellen. Außerdem prüft das System, ob die gewählten Trainer und Räume auch tatsächlich verfügbar oder bereits für eine andere Veranstaltung in diesem Zeitraum gebucht sind. So verhindern Sie eine Überbelegung Ihrer Räume oder die zeitgleiche Einplanung eines Trainers für zwei Veranstaltungen.

Wenn Sie alle Daten eingegeben und gespeichert haben, steht die Veranstaltung zur Verfügung und kann von Teilnehmern gebucht werden. Wenn die Mindest-Teilnehmerzahl erreicht ist, können Sie die Veranstaltung zusagen und die Teilnehmer werden automatisch per E-Mail darüber informiert. Aber diese weiteren Schritte beschreiben wir Ihnen in unserem nächsten Beitrag zur Management-Zentrale.