Modul Angebot-Auftrag-Rechnung

Angebote schreiben, Aufträge bestätigen und mehr

Wie erstellen Sie bisher Ihre Angebote? Mit Word? Dann kennen Sie ja den Ablauf: Veranstaltungsdaten in celanio suchen und anschließend ein attraktives Angebot in Word verfassen. Zwei Anwendungen, vielleicht noch kein Problem, sondern nur lästig, weil bei mehreren Teilnehmern noch der Taschenrechner bemüht werden muss. Später wird dann (hoffentlich) eine Auftragsbestätigung benötigt. Auch das geht mit Word ganz gut. Allerdings muss im Hintergrund möglicherweise wieder gerechnet werden, weil Word das bekanntlich nicht wirklich kann. Die Rechnung kann man auch mit Word erstellen, die Zahlen liegen ja in der Auftragsbestätigung. Bei diesem Vorgehen werden schnell Sachen mehrfach geschrieben. Und selbst wenn Sie kopieren oder immer wieder überschreiben, genügt ein falscher Klick, und die Rechnung überschreibt den Auftrag.

Damit kann sofort Schluss sein – wenn Sie den optionalen Angebotsmanager einsetzen. Dieser hilft Ihnen, aus Ihren Veranstaltungsdaten schnell ein aussagekräftiges Angebot zu erstellen. Aufwand? Deutlich geringer als in Word. Und vor allem: stets auf dem Stand Ihres Veranstaltungsangebots.

Bei der Erstellung von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Gutschriften geht celanio einen völlig anderen Weg, als Sie ihn beispielsweise aus der Textverarbeitung kennen: Statt einzelner Dokumente verwaltet celanio zunächst die Rahmentexte für Angebot, Auftrag und Rechnung/Gutschrift als Vorlage. Dann wird diese Vorlage mit Positionen gefüllt, die von Schritt zu Schritt weitergegeben werden.

Angebote hochflexibel erstellen

Alles, was Sie in ein Angebot integrieren können, steht als Ressource in celanio bereit. Mit dem Angebots-/Auftrags- und Rechnungsmanager haben Sie sofort Zugriff auf die zusätzlichen Ressourcen Verkaufsmaterialien und Artikel. Unter Artikeln können Sie auch beliebige Dienstleistungsangebote formulieren und mit Preisen auszeichnen. Ein Artikel kann aber auch die Fahrt zum Termin sein. celanio verwaltet dabei Festpreise genauso wie eine Abrechnung auf Entfernungsbasis.

Für ein Angebot benötigen Sie in Zukunft kaum noch Zeit, denn es wird aus einer Vorlage heraus erzeugt: Einfach Vorlage auswählen, Empfänger auswählen und die Positionen in Ihr Angebot integrieren (also Trainings, Coachings, Beratungsleistungen, Fahrtkosten, Übernach­tungs­pauschalen oder beispielsweise gedruckte Unterlagen oder, oder, oder). Das klappt mit wenigen Mausklicks. Jede Position können Sie natürlich noch bearbeiten, wenn Sie zusätzliche Informationen für den Angebotsempfänger einbauen möchten.

Das Angebot wird zum PDF oder zur Mail, die Sie versenden. celanio speichert es für Sie mit einer eindeutigen Angebotsnummer, die auch auf dem Angebot erscheint, und es kann jederzeit wieder geöffnet und ggf. bearbeitet werden.

Angebote werden Aufträge

In Kombination mit dem Auftrags- und Rechnungsmanager werden aus den Angeboten mit wenigen Mausklicks Aufträge zum Versand als PDF per Mail oder zum Ausdruck generiert. celanio gibt alle wesentlichen Daten aus dem Angebot an den Auftrag weiter, verändert nur das, was verändert werden muss, und vergibt eine eindeutige Auftragsnummer. Dank der celanio-Verarbeitungslogik wird aus einem Angebot per Klick ein Auftrag, den Sie auch in dieser Phase noch gezielt anpassen können, wenn sich etwas verändert hat. Es können Positionen reduziert oder erweitert werden, und vielleicht ändert sich ja auch noch ein Preis. Genauso können Positionen gestrichen oder hinzugefügt werden. Bei der Verwaltung von Angeboten und Aufträgen ist celanio genauso auf Effizienz getrimmt wie bei den Veranstaltungen: Nichts doppelt machen, aber immer Zugriff zum Anpassen anbieten.

Und aus dem Auftrag, den Ihre Kunden bestätigt haben, wird dann mit einem Klick eine Rechnung über die Auftragspositionen generiert. Praktischer geht es nicht. Die Rechnung können Sie, so will es das Gesetz, nicht mehr verändern. Sie hat eine eindeutige Kennzeichnung (Rechnungsnummer) und steht als PDF bereit.

Und wurde erst ein Teil des Auftrags bearbeitet, kann genau dieser Teil schon mal in Rechnung gestellt werden. Die restlichen Positionen verwaltet celanio für Sie.

Professionelles Rechnungsmanagement

Rechnungen verwaltet celanio aber nicht einfach nur im Sinne der Nummernvergabe und PDF-Erzeugung. Rechnungen können an Zahlungstermine geknüpft und verfolgt oder in Zahlungspläne aufgeteilt werden. Damit sind auch Teilzahlungen möglich, bei denen celanio die abgerechneten und noch ausstehenden Anteile nachhält.