Kategorie: Allgemein

Hybride Seminare

Du möchtest deine Veranstaltungen nicht nur Online oder ausschließlich in Präsenz geben? Wie wäre es mit einer Kombination aus diesen beiden Veranstaltungsformaten? Gut, dass wir von celanio in den letzten Wochen und Monaten an dieser Idee gearbeitet haben. Somit freuen wir uns, euch das Veranstaltungsformat Hybride Seminare mit seinen hybriden Teilnehmern vorzustellen.

Allgemeines

Durch die neue Funktion der hybriden Teilnehmer ist es möglich, Teilnehmer nicht nur in Online- oder Präsenzteilnehmer zu unterscheiden, sondern dieses zu verbinden. Hybride Teilnehmer sind Personen, die sowohl Online als auch bei einer Veranstaltung anwesend sein können. Die Erweiterung „Hybride Teilnehmer“ ist ein Teil der folgenden Module in celanio: „Veranstaltungen“, „Termindetails“ und „Managementzentrale“

Hybride Seminare

Beim Erstellen einer Veranstaltung kannst du dann neben den bisherigen Veranstaltungsformaten “Präsenz” und “Online” das neue Veranstaltungsformat “Hybrid” auswählen. Nach der Auswahl des Formates kannst du eine mindest- und maximal Teilnehmeranzahl an hybriden Teilnehmern angeben. Die weiteren Angaben, welche du im Erstellungsprozess hinterlegst, sind identisch zu den Online und Präsenz-Veranstaltungen.

Neue Icons und Filtermöglichkeiten in der celanio Managementzentrale, das Modul, mit dem du deine Veranstaltungstermine verwaltest, erleichtern dir das Erkennen und Finden eines hybriden Seminars. Die hybriden Teilnehmer in celanio werden mit der Kennung „HPAR“ gespeichert und im System auch angezeigt.

Auch in den Termindetails deiner Veranstaltung kannst du im System durch Icons erkennen, von welcher Natur dein Teilnehmer ist.

Fazit:

Unser neues Veranstaltungsformat hybride Seminare ermöglicht es dir eine Veranstaltung parallel online und vor Ort zu geben. Die Erfassung deiner Teilnehmer ist einfach gestaltet und es ist auf einen Blick zu erkennen um welche Art der Teilnahme es sich handelt. Möchtest du mehr zu unserem neuen Veranstaltungsformat erfahren? Dann fülle unser Kontaktformular aus und wir helfen dir weiter.

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Wir haben eine Zoom-Integration

Da die Tendenz der Kommunikation immer weiter Richtung Online-Dienste geht haben wir beschlossen, eine der gängigsten Meeting-Plattformen mit der celanio-Seminarverwaltung zu verbinden. Da viele unserer Kunden Zoom für Besprechungen nutzen, lag es nahe, Zoom in celanio zu integrieren. 

Was ist eine Zoom-Integration?

Hierzu möchten wir dir ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag bei celanio geben. 

Im Bereich unserer Support-calls haben wir die Zoom-Meetings nach einer Anfrage manuell angelegt und den Link dann an den Gesprächspartner versendet. Durch die neue Zoom-Integration entfällt diese Arbeit. Das bedeutet, wenn nun einer unserer Kunden einen Support-call bucht, erledigt celanio in Zusammenarbeit mit Zoom diese Aufgabe automatisch.

Bei der Buchung eines Support-calls gibt celanio die Information über den gebuchten Zeitpunkt mit der gebuchten Dauer über eine von uns neu entwickelte Schnittstelle an den hinterlegten Zoom-Account. Hier wird jetzt automatisch ein Termin generiert und der Kunde über die Informationen zum hinterlegten Zoom-Termin per Mail informiert. Es sind dann bereits alle Daten enthalten. Dazu zählen der Zeitpunkt des Termins und alle Login-Möglichkeiten sowie der Link zum Meeting-Raum.  

Zusätzlich erhält auch der Inhaber des Accounts eine E-Mail mit den Informationen zu dem neu angelegten Termin. Zu tun ist hier also gar nichts mehr, außer den Termin dann wahrzunehmen. 

Du siehst also, wir haben diesen Vorgang voll automatisiert. Bis auf die einmalige Konfiguration ist hier kein weiteres Zutun notwendig. 

Fazit

Ein großer Vorteil neben der eingesparten Zeit ist hier, dass keine Fehler mehr passieren können, denn es geht keine Anfrage mehr unter. Jeder Termin wird durch die Automatisierung an Zoom weitergeleitet. 

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Wenn du mehr über unsere celanio Zoom-Integration erfahren möchtest, kontaktiere uns über unser Kontaktformular. Unsere Mitarbeiter geben dir gerne weitere Informationen dazu.

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Sammelrechnungen in celanio

Natürlich kannst du in celanio auch direkt Angebote, Aufträge und Rechnungen zu deinen Veranstaltungen erstellen. Du hast in celanio mehrere Aufträge für einen Empfänger innerhalb eines Zeitraumes erstellt, aber möchtest diese gesammelt in einer Rechnung versenden? Dann ist die celanio Sammelrechnungsfunktion genau das Richtige für dich! In celanio hast du die optionale Möglichkeit auf zwei verschiedene Arten deine Sammelrechnungen zu erstellen, diese wären manuell erstellte Sammelrechnungen und automatisch erstellte Sammelrechnungen.

Manuelle Sammelrechnungen

Im Rechnungsmanager, zu dem die Sammelrechnungsfunktion gehört, kannst du deine Aufträge in Rechnungen umwandeln. Dabei wird wie schon erwähnt zwischen zwei Arten der Erstellung von Sammelrechnungen unterschieden. Manuelle Sammelrechnungen werden, dann erstellt, wenn es einen oder wenige Empfänger gibt, die mehrfach in einem Zahlungszeitraum bei dir bestellen. Diese Aufträge werden beim Umwandeln in einen Rechnungsauftrag für eine Sammelrechnung vorgemerkt.

Um eine Sammelrechnung zu erstellen, müssen mindestens zwei Rechnungsaufträge für denselben Empfänger, die für eine Sammelrechnung vorgemerkt sind, existieren. Durch einen Klick auf den „Sammelrechnung erstellen“-Button, erscheint ein Dialogfenster, indem du deine Präferenzen bezüglich der Sammelrechnung angeben kannst. Zu den Präferenzen zählen unter anderem die zu verwendende Vorlage und das Zahlungsziel deiner Sammelrechnung.

Automatisiert Sammelrechnungen erstellen

Bei größerem Rechnungsaufkommen kann der Vorgang der Sammelrechnungserstellung auch automatisiert in celanio durchgeführt werden. Diese Funktion erspart den Schritt, zuerst die Teilrechnungen auszuwählen, diese als Teil einer Sammelrechnung vorzumerken und sie dann in eine Sammelrechnung umzuwandeln. Bei der automatisierten Erstellung von Sammelrechnungen merkt das System selbstständig alle Aufträge im gewählten Zeitraum als Teil einer Sammelrechnung vor. Im nächsten Schritt führt der Rechnungsmanager alle vorgemerkten Einzelrechnungen mit demselben Empfänger zu einer Sammelrechnung zusammen und erstellt sie im Anschluss vollautomatisch. Sind mehrere Adressen für einen Empfänger hinterlegt, wird automatisch die als Standardadresse markierte Adresse mit der Adressart Rechnungsadresse verwendet.

Fazit:

Mithilfe der Sammelrechnungsfunktion im celanio Rechnungsmanager kannst du schneller und effizienter deine Rechnungen abarbeiten. Auch kannst du nun übersichtliche Sammelrechnungen für deine Kunden erstellen, ohne mehrere Rechnungen gleichzeitig für deinen Kunden zu erstellen.

Sprich uns gerne an, um mehr zu erfahren. Unsere Mitarbeiter helfen dir gerne weiter. Nutze hierfür unser Kontaktformular oder sende eine E-Mail an welcome@celanio.com

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Wichtige Fragen bereits bei der Buchung stellen

Heute haben wir einen Tipp zum Einsatz von Buchungsabfragen für dich. Buchungsabfragen sind in der celanio Seminarverwaltungssoftware Fragen, die du den Veranstaltungsteilnehmern bereits bei der Veranstaltungsbuchung stellen kannst. Hast du beispielsweise immer wieder dieselben Fragen an deine Veranstaltungsteilnehmer, dann kannst du diese Fragen und Antworten selbst für den neuen Webshop konfigurieren. Und ob du dieselben Buchungsabfragen für alle deine Veranstaltungen oder nur für einzelne ausgewählte Veranstaltungstermine nutzen möchtest, entscheidest du ganz allein!

Die richtigen Fragen stellen und zeitintensive Diskussionen vermeiden

Stelle deinen Kunden doch gleich bei der Veranstaltungsbuchung die Fragen, die dich wirklich immer interessieren! Du weißt selbst am besten, wie das ist, wenn man die wichtigen Fragen erst spät oder gar nicht stellt. Das fängt schon dort an, wo ein gemeinsames Abendessen geplant ist:  zum einen kostet die Frage, wer überhaupt am Abendessen teilnehmen will, während der Veranstaltung unnötig Zeit; zum anderen hat die scheinbar so harmlose Frage, ob es Vegetarier gibt, bereits so manche Diskussion ausgelöst. Die Vegetarier müssen sich rechtfertigen, die Omnivoren Ihre Essensgewohnheiten bestenfalls verleugnen. Solche „öffentlichen“ Diskussionen und den damit einhergehenden Zeitverlust verhinderst du durch eine einfache Ja/Nein-Auswahl zur Frage nach dem Abendessen und einer Drop-Down-Liste mit Auswahlmöglichkeiten zu den Essenspräferenzen. Die Antwort speichert die celanio Seminarverwaltung als Bemerkung beim Veranstaltungsteilnehmer oder beim Kontakt ab. So findest du die wichtigsten Informationen immer wieder an derselben Stelle. Mit einem Klick ist die Frage beantwortet und dem Restaurant gemailt.

Fazit

Du möchtest die Buchungsfragen auch in deinem neuen Webshop einsetzen, dann nehme gleich mit uns Kontakt auf. Falls dir das obige Beispiel bekannt vorkommt oder du andere Erlebnisse mit zu spät oder gar nicht gestellten Fragen bei deinen Veranstaltungen hast, freuen wir uns natürlich ebenso über eine kurze Nachricht über das Kontaktformular.

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Unser “celanio Lernen” E-Learning/Blended Learning Kurs!

Nicht nur in Coronazeiten ist E-Learning bzw. Blended Learning eine gute Idee. Wir bei celanio haben bereits seit über einem Jahr Überlegungen dazu angestellt. Anfang 2020 war es dann so weit. Wir haben begonnen, unseren eigenen Kurs „celanio Lernen“ zu konzipieren und umzusetzen.

Für wen ist der Kurs geeignet?

Bei vielen Unternehmen gibt es Fluktuation. Alte Mitarbeiter gehen, neue kommen hinzu. Dabei ist die Übergabe manchmal ein Glücksspiel. „Ich hatte zwei Tage Übergabe für einen 40h Fulltime Job“. Da ist es klar, dass man nach wenigen Stunden Einarbeitung kein Experte sein kann. Bedenken Sie bitte folgende Dinge:
  • Alte Mitarbeiter haben meist bei celanio eine Zwei-Tages-Schulung bekommen, um die Funktionen und Zusammenhänge verstehen und lernen zu können
  • Sie geben einen vierstelligen Betrag für neue Mitarbeiter im Monat aus. Die Kursfreischaltung für bis zu fünf Mitarbeiter kostet weniger als 1.000 EUR und investiert massiv in die Aktualisierung des Wissens, wie Ihre Mitarbeiter mit dem celanio System umgehen.
  • celanio ist ein System, dass sich mit mehreren Updates pro Jahr in den vergangenen 10 Jahren weiterentwickelt hat. Wenn Ihre Schulung also schon zeitweilig zurückliegt, dann sind viele celanio Neuerungen, vielleicht einfach an dir vorbeigegangen.

Welches Angebot haben wir für dich?

Dieser Kurs steht seit dem 17. Februar 2020 ersten Kunden zur Verfügung. Inzwischen sind nahezu alle Schulungsmodule umgesetzt, daher haben wir jetzt die Möglichkeit, diesen Kurs auch allen anderen Kunden zur Verfügung zu stellen. Neben den Videolektionen gibt es zu einzelnen Themen ausgewählte Best-Practise-Beispiele, welche du kopieren und sofort in deinem System nutzen kannst. Und wir fügen im Bonusbereich in den nächsten Monaten viele Prozess-Specials hinzu, die aktuelle Entwicklungen im System abdecken. Mailings, Kategorisierung, Newsletter-Prozesse, CSS Style-Sheets, Abläufe im Seminarmanagement etc. Alle diese Inhalte sind mit dem oben genannten Einmalbetrag bereits abgedeckt! Die genauen Kursinhalte und -preise senden wir dir gerne zu. Greifen Sie zum Telefonhörer – 0721 381 341 20 oder füllen Sie kurz das Kontaktformular aus.

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Ein moderner Datepicker / Kalenderauswahlelement

Wir haben in den letzten Monaten eines der wichtigsten Elemente in celanio verbessert – den Datepicker.

Der Datepicker ist in celanio schlicht nicht wegzudenken. Ohne dieses Kalenderauswahlelement lässt sich kein Datum für eine Veranstaltung eintragen, die Buchungsfrist festlegen oder auch nur nach Veranstaltungsterminen suchen.

Gerade deshalb war es uns wichtig, dass er in Bedienung und Design unseren und Ihren Ansprüchen genügt. Und deshalb mussten wir auch alle Stellen im System ausfindig machen, wo der alte durch den neuen Datepicker ersetzt werden sollte.

Wie du dir vorstellen kannst, bedurfte dies unzählige Änderungen im Code und viele Tests. Aber es hat sich gelohnt!

Was wurde verbessert?

Denn der neue Datepicker bietet eine erleichtert die Eingabe, Auswahl und Anzeige des Datums. Auf innovative Weise ist damit die Datumsauswahl vereinfacht:

  • mittels eines Klicks auf den Monatsnamen gelangst du zur Monatsauswahl
  • ein nochmaliger Klick führt zur Jahresauswahl
  • durch einen Klick auf „Heute“ gelangst du wieder in die Gegenwart zurück.
  • Mit den Pfeilen nach links und rechts wechselst du schnell zwischen Wochen-, Monats- und Jahreszeiträumen. So erstellst du auch Veranstaltungstermine im nächsten oder in fünf Jahren schnell und effektiv.
  • Vorteile bringt das neue Kalendersteuerelement vorwiegend für englischsprachige Anwender. Das gewohnte englische Datumsformat erlaubt eine flüssige Bedienung.

Wo findest du den neuen Datepicker überall?

Der neue Datepicker ist in nahezu alle Module integriert. Nur eine kleine Auswahl der Module:

News (030100), Rechnungen (100300), Marketing (100600), Vertragsverwaltung (100700), Lieferscheine (100900), Zeiterfassung (101000), Kontakte (090300), Postausgang (050701), Genehmigungsworkflow (022200), CRM (090200), Eingehende Bestellungen (050500), Interner Buchungsdialog (050800), Terminvorschläge (051700), CLARA (052200), Schnittstellen (100200), Statistiken (060900), Kostenstellen (100800), Termindetails (050101), Teilnehmerstatistiken (060200), Termine (050400)

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